Die Zustellbarkeit, auch bekannt als Deliverability, ist die Rate, zu der Ihre versendeten Nachrichten an die jeweiligen Empfänger zugestellt werden können.
Voraussetzungen der Deliverability
Um eine hohe Deliverability oder Zustellbarkeit im E-Mail-Marketing zu erreichen, benötigt es zuerst die technischen Grundlagen, wie ein ordentlich implementiertes Mailing Programm oder eine professionelle Newsletter Software.
Wenn Sie mehr über Newsletter-Tools wissen möchten, finden Sie hier einen Vergleich zwischen Desktop- und Cloud-Software.
Gründe für eine schlechte Deliverability
Da die meisten Mail Provider und Mail Clients bereits über einen integrierten Spamfilter verfügen, schaffen es viele Newsletter gar nicht erst in das Postfach des Empfängers. Dies kann verschiedene Gründe haben.
Technische Gründe für ein Ausfiltern können sein:
- Serverkapazität des Absenders
- IP-Adresse oder Domain des Absenders wurde als Spammer markiert
- regelmäßiges Senden an falsche oder nicht-existente Kontakte (Hardbounce)
Vor allem, wenn man von einer neuen Mail-Adresse aus auf einmal Massenmails versendet, ist das Risiko auf einen Blacklist-Eintrag und eine Spammer-Kennzeichnung sehr hoch. Deshalb ist ein „Warmup“ für neue Absender-Adressen ein Muss. Auch sogenannte Shared-IPs sind für die Kennzeichnung anfälliger, aus dem einfachen Grund, dass mehrere Absender diese nutzen.
Neben den technischen Aspekten achten viele Spamfilter auch auf inhaltliche Warnzeichen:
- Betreffzeile (Caps, wiederholte Sonderzeichen, etc.)
- Inhalt der E-Mail (Sprache, Grammatik, Links, etc.)
Obwohl eine tägliche Betreuung der Zustellbarkeit sehr zeitintensiv ist, ist es unerlässlich für den langfristigen Erfolg Ihrer Kampagnen. Achten Sie deshalb bei den Auswertungen besonders auf die Bounceraten und hinterfragen den Grund von eventuellen Bounces.
Was haben Blacklists mit der Deliverability zu tun?
DNSBL (DNS-Based Black List) und RBL (Real-time Black List) sind Listen von IP-Adressen, die verdächtigt werden, Spam zu versenden. Viele Mail Anbieter (GMX, Yahoo, Gmail, Web, Outlook, 1und1, etc.) greifen auf diese Listen zurück, um die Spamfilter zu kalibrieren. Leider ist hierbei unklar auf welche Kriterien besonders Wert gelegt wird und teilweise werden diese Kriterien geändert, um den Logarithmus für Spammer undurchsichtig zu gestalten.
Manche E-Mail-Provider setzen zudem sogenannte Spamtraps (Spam-Fallen). Dabei werden einzelne E-Mail-Adressen, die keiner Person zugeordnet sind, von Blacklist-Betreibern verbreitet oder länger nicht genutzte E-Mail-Adressen werden in Spam-Fallen umgewandelt. Diese Adressen dürften eigentlich keine Newsletter erhalten, wenn doch, wurden die gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten und die Folge ist ein Blacklist-Eintrag.
Blacklist, Whitelist & Greylist
Blacklist: E-Mail-Adressen, Server-Namen bzw. IP-Adressen, die als Versender von unerwünschten E-Mails bekannt sind. Alle Nachrichten von diesen Absendern bzw. Servern sind damit automatisch als Spam gekennzeichnet.
Whitelist: E-Mail-Adressen, Server-Namen bzw. IP-Adressen, die als seriöser Versender bekannt sind. Die Nachrichten werden nicht als Spam gekennzeichnet.
Greylist: Fängt typische Spam E-Mails ab, die unerlaubterweise über fremde Server verschickt werden. Hierbei wird beim ersten Zustellversuch ein Softbounce verschickt. Da Spam-E-Mails oftmals nur einmalig zugestellt werden (bei dem Versand von Millionen von E-Mails würde ein Server ansonsten schnell seine Leistungsgrenzen sprengen und womöglich abstürzen), filtert man bereits mit dieser Methode ca. 80% – 90% des Spam-Aufkommens.
Maßnahmen gegen einen Blacklist-Eintrag
Um zu prüfen, ob Sie eventuell auf einer dieser Blacklists gelandet sind, oder Ihre Mails von den Spamfiltern eines bestimmten Mailanbieters abgefangen werden, beobachten Sie Ihre Bounce-Raten auch in Bezug auf bestimmte Provider. Falls Ihnen hierbei ein Muster auffällt, zögern Sie nicht, den Anbieter zu kontaktieren und nach dem Grund der Ausfilterung zu fragen.
Um eine Verzeichnung auf einer Blacklist zu vermeiden und somit eine Kennzeichnung als Spam vorzubeugen, ergreift eMailChef verschiedene Maßnahmen:
- Alle Nutzer werden telefonisch verifiziert, so können wir sicherstellen, dass ausschließlich seriöse Kunden unseren Service nutzen und die Shared IP-Adressen „sauber“ bleiben
- Vor allem bei Enterprise Kunden und dedizierten IPs wird ein kleines Warmup durchgeführt, bevor die Newsletter im vollen Umfang versendet werden
- Jeder Nutzer kann vor Absenden seines Newsletters einen integrierten Spamcheck durchführen
- Führen von Authentifizierungsprotokollen (SPF & DKIM)
Selbst wenn Sie einmal auf einer Blacklist vermerkt sein sollten, ist dies noch kein Weltuntergang. Sie können jederzeit eine Löschung beantragen, dennoch ist es sinnvoll, den Grund dafür zu erfragen. Wenn es an Ihren Sendeverhalten oder Inhalt liegen sollte, sollten Sie dies unbedingt ändern. Sonst gibt es möglicherweise bald wieder einen Eintrag auf einer Blacklist, aber schlimmstenfalls diesmal ohne Löschungs-Option.
Gerne helfen wir Ihnen bei konkreten Problemen mit der Zustellbarkeit persönlich weiter und beraten Sie individuell:
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Reputation des Absenders
Wie sich schon abzeichnet, ist eine gute Reputation der Absenderadresse unverzichtbar. Diese können Sie selbst beeinflussen und somit die Deliverability Ihrer Newsletter lenken.
Wenn die Reputation eines Absenders ins Negative kippt, kann dies dazu führen, auf einer Blacklist oder im Spamfilter zu landen. Im schlimmsten Fall wird der Absender sogar gesperrt. Eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Empfängern erhöht die Beteiligung dieser und hilft dabei, die E-Mail-Listen aktuell zu halten.
Was Sie zu einer guten Auslieferungsrate beitragen können:
- Eine authentische Absenderadresse/Domain verwenden
- E-Mail-Listen anlegen und vor allem pflegen
- Qualität der Kontakte sicherstellen (Double-Opt-In)
- Spam vermeiden
- Relevante Mehrwerte für die Empfänger schaffen
- Wiedergewinnung und Segmentierung statt Entfernen des Kontaktes
- Bounces prüfen und beobachten (Auswertung der Berichte)
Wenn mit der Zeit Ihre Empfängerlisten wachsen, was sie höchst wahrscheinlich tun werden, ist eine strukturierte Segmentierung umso wichtiger. Je chaotischer Ihre Listen sind, desto mehr Zeit werden Sie später benötigen, um diese „aufzuräumen“. Einzelne Empfänger können in mehrere Segmente eingeteilt sein, somit ist der Versand Ihrer Newsletter noch agiler und konkreter an die jeweiligen Interessen angepasst.
Auswertungen und ein gutes Bounce-Management helfen Ihnen dabei, Ihre gute Reputation aufrecht zu erhalten. So landen Ihre Newsletter auch sicher im Posteingang der Abonnenten.