Tipps zur E-Mail Kommunikation in Krisenzeiten (SARS-CoV-2 / Corona)

Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen: Kommunikation sollte in Krisenzeiten deshalb noch zielgerichteter erfolgen als für gewöhnlich. Ein aktuelles Beispiel ist die Coronakrise, die uns alle gemeinsam vor teils unbekannte Herausforderungen stellt und weiterhin stellen wird. Erfahren Sie, wie eine professionelle E-Mail Marketing Software Ihnen dabei helfen kann, interne Kommunikation im Unternehmen sowie den Informationsaustausch mit Kunden und Redaktionen auf ein neues Level heben.

Kommunikation zu Kunden

Geänderte Öffnungszeiten, spezielle Hygienevorschriften als Vorsichtsmaßnahmen und Prognosen zum weiteren Verlauf: Setzen Sie auf E-Mails als Marketinginstrument, statt Neuigkeiten und Updates ausschließlich über Ihre Webseite oder etwaige Social-Media-Kanäle wie Facebook und Twitter zu verbreiten.

Dank mobiler Endgeräte wie Smartphones erreichen Mailings Kunden in Realtime. Die Info, dass eine neue Mail eingegangen ist, wird in der Regel als Notification auf dem Smartphone angezeigt.

Sie umgehen damit also diverse “Klick-Hürden” und sind so nah am Kunden wie es nur geht.

Interne Kommunikation

In der Krise steigt die Anzahl derer, die ihre Arbeit von zu Hause im Home-Office erledigen. Teilweise befinden sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch im Zwangsurlaub.

Je nach Unternehmensgröße ist der administrative Aufwand, wichtige Informationen zu Arbeitszeiten, Kurzarbeit und Unterstützung für die Belegschaft bereitzustellen, enorm.

Die passende E-Mail-Software hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter/innen in Gruppen einzusortieren und Infos zielgerichtet per E-Mail zu versenden.

PR per E-Mail

Verstehen Sie eine Krise als Chance, wichtige Änderungen herbeizuführen und Ihr positives Engagement zu zeigen. Getreu dem Motto: “Tue Gutes und sprich darüber”, hilft Ihnen E-Mail-Marketing mit einer geeigneten Software dabei, dieses Engagement an Ihre Kunden, Redakteure sowie redaktionelle Netzwerke zu kommunizieren.

In der Coronakrise könnte eine PR-Mail eines Unternehmens wie folgt eingeleitet werden: “Wir haben die lokalen Supermärkte in Stadt XYZ kostenlos mit Desinfektionsmittelspendern ausgestattet, um einen sicheren Einkauf für die Kunden zu gewährleisten.”

Tipp: Blogs und Ratgeber per E-Mail versenden

“Fit und gesund im Homeoffice”, “gesund Kochen für Millennials”, “die besten Hygiene Tipps” und vieles mehr: Die Zahl der Themen, die auf einer Krise wie der Coronapandemie aufbauen und der Zielgruppe einen echten Mehrwert bieten, ist schier grenzenlos.

Versenden Sie entsprechende Tipps entweder in Ihrem Newsletter oder verweisen Sie darin auf entsprechende Blogartikel, falls Ihre Webseite über eine entsprechende Rubrik verfügt.

Wieso brauche ich eine E-Mail-Marketing-Software?

Was Sie brauchen und was nicht, ist relativ und hängt natürlich von Ihren persönlichen Ansprüchen ab. Prinzipiell lassen Sich E-Mails auch über die klassischen Clients wie Outlook und Co versenden. Ein professionelles Mailing-Programm bietet Ihnen jedoch weiterführende Funktionen, die Ihnen dabei helfen, aus der Masse herauszustechen.

  • Optimales Management der Kontakte
    Beim E-Mail-Marketing lautet das Zauberwort: Zielgruppe. Eine Mailing Software wie “eMailChef” unterstützt Sie bei der Erstellung unbegrenzter E-Mail Listen und Segmente.
  • Professionelle, responsive Newsletter-Templates
    Mit der passenden Software erstellen Sie professionelle Templates mit einem speziellen Template Creator. Bei eMailChef geht das besonders leistungsstark und benutzerfreundlich via Drag & Drop-Editor. Alternativ stehen Ihnen über 100 professionelle Newsletter-Vorlagen zur Verfügung.
  • Umfassendes Monitoring / Tracking
    Der Erfolg beim E-Mail-Marketing basiert auch auf der Bereitschaft, den Newsletterversand zu optimieren. Ein Mailing Programm unterstützt Sie dahingehend mit akkuraten Daten zu den E-Mail-Öffnungsraten, der Click-Through-Rate sowie der Anzahl der Bounces und Abmeldungen.
  • Automatisierung / E-Mail Automation
    Die richtige Software nimmt Ihnen die Arbeit ab und versendet E-Mails automatisiert nach einem vordefinierten auslösenden Ereignis.
  • Integration in Shopsysteme & CMS
    Über entsprechende Schnittstellen lässt sich ein Mailing Programm in Onlineshop-Systeme und Content-Management-Plattformen / -Systeme (CMS) integrieren. Dies sorgt für eine optimale Verknüpfung aller Daten und Statistiken.

Eine E-Mail-Marketing Software bietet weiterführende Optionen, Kunden, Redakteure und Mitarbeiter/innen als Zielgruppen strikt voneinander zu trennen und Informationen zielgerichtet bereitzustellen (Segmentierung). Dieses Vorgehen verhindert zum einen, dass interne Informationen nach außen gelangen. Zum anderen wird der individuelle Mehrwert gestärkt. Dieser erhöht wiederum die Bereitschaft, auch mit zukünftigen Newslettern zu interagieren.

Beispiele für interne & externe Krisen

Intern

Interne Krisen beziehen sich auf vom Unternehmen selbst ausgehende Sachverhalte.

  • Betriebsunfälle
  • Mitarbeiter-Streiks
  • Insolvenzen
  • notwendige Massenentlassungen
  • Schließung von Standorten
  • Fehler des Managements
  • Unterschlagung / Untreue

Extern

Externe Faktoren bedrohen Unternehmen von außen.

  • Rufmord (z. B. durch Konkurrenten oder Ex-Mitarbeiter/innen)
  • Naturkatastrophen wie Erdbeben
  • Produkterpressung
  • Imageschäden, die durch fehlerhaftes Verhalten der Branche hervorgerufen werden

Wann ist eine Krise eine Krise? Definition: Krisenkommunikation

Jegliche externen und internen Ereignisse, die Menschen und Tiere, die Umwelt sowie das Vermögen und den Fortbestand eines Unternehmens bzw. einer Institution oder deren / dessen Reputation bedrohen, werden als Krise bezeichnet.

Krisenkommunikation ist ein Teil des Krisenmanagements und umfasst gemäß Definition sämtliche Maßnahmen, die dazu beitragen, eine Krise über gezielte Kommunikation an die richtigen Adressaten zu vermeiden (Prävention), zu bewältigen und abzuschwächen (akute Krisenphase), nachzubereiten und zukünftig zu vermeiden (Prävention).

Eine grundlegende Unterscheidung kann zwischen bilanziellen Krisen („Pleiten“), kommunikativen Krisen („Skandale“) und operativen Krisen („Störungen“) vorgenommen werden.